公司檔案管理制度(實用15篇)
隨著社會一步步向前發展，越來越多人會去使用制度，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編整理的公司檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
公司檔案管理制度1
第一章 總則
第一條 目的和依據
為了制定適合市場化運作的分配體系，激發員工活力，共同分享發展所帶來的收益，把員工個人業績和團隊業績有效結合起來，促進員工價值觀念的歸合，形成留住人才和吸引人才的機制，推進投資公司總體發展戰略實現。依據中華人民共和國有關法律、法規，參照國內VC機構的管理經驗，制定本管理制度。
第二條 適用范圍
本管理制度適用于公司全體員工，其他下屬公司和單位可參照執行。
第三條 薪酬分配的依據
薪酬分配的依據是：崗位價值、能力和業績。
第四條 薪酬分配的基本原則
薪酬作為價值分配形式之一，應遵循競爭性、激勵性、公平性和經濟性的原則。
（一）競爭性原則：在薪酬結構調整的同時，根據市場薪資水平的調查，對于市場水平差距較大的崗位薪酬水平有一定幅度的提高，使投資公司的薪酬水平具有一定的市場競爭力。
（二）激勵性原則：打破工資剛性，增強工資的彈性，通過績效考評，使員工的收入與公司業績和個人業績緊密結合，激發員工積極性；另外，開放多條薪酬通道，不同崗位的員工有同等的晉級機會。
（三）公平性原則：薪酬設計重在建立合理的價值評價機制，在統一的規則下，通過對員工的績效考評決定員工的最終收入。
（四）經濟性原則：人力成本的增長幅度應低于總利潤的增長幅度，用適當工資成本的增加引發員工創造更多的經濟增加值，保障出資者的利益，實現可持續發展。
第五條 薪酬的特征
（一）可計量性：除了將與員工薪酬相關因素量化為工資數額外，將福利性支出轉化為工資性收入，并與績效考評掛鉤。
（二）除投資獎金等外，員工根據其所在崗位、工作努力程度和工作業績，可預期到個人的年總收入。
第六條 薪酬體系
依據崗位性質和工作特點，投資公司對不同人員實行不同的工資制度，包括年薪工資制、崗位績效工資制、崗位工資制和協議工資制，它們一起構成投資公司的薪酬體系。
第二章薪 酬總額
第七條 投資公司通過建立工效掛鉤機制，對薪酬總額進行控制。其中規定每年薪酬總額不能超過資產增值部分的20－40%或風險投資資金的0.8－1.5%。薪酬總額占資產增值部分的具體比例由主管部門每年下達的經營目標責任書中確定。
第八條 公司根據本的營業收入、薪酬總額，以及下一的經營計劃，對各職系中各職等和薪檔的崗薪基數和獎金基數進行調整和確定。并通過對下一各職等和薪檔人數的預計，做出下一的薪酬預算。
第三章 年薪工資制
第九條 適用范圍
年薪制適用于能夠以一年為完整周期對其經營業績進行評估的崗位，目前主要是公司總經理，出于經營需要，其他人員采用年薪制須經主管部門批準。
第十條 個人年薪總額的確定 投資公司組織專家，根據崗位的價值大小、所承擔的責任、工作難易程度等因素進行綜合評價以確定崗位的等級，再根據任職者的工作經驗、綜合能力、資格條件等確定其薪檔級別，報主管部門批準。
第十一條 年薪結構
公式：年薪總額=基本工資+崗位工資+效益年薪+福利
第十二條 基本工資
按照本制度第七章執行
第十三條 崗位工資
崗位工資是跟崗位的價值掛鉤的一個工資單元，由公司組織對崗位的工作進行分析和評價之后確定崗位的等級，然后對應不同的等級確定不同的崗位工資，它僅跟崗位有關，與崗位人員的業績無關。
第十四條 效益年薪的確定
公式：效益年薪基數=年薪總額＊效益年薪占新酬總額的比例 應發放效益年薪公式為：
效益年薪=效益年薪基數＊考核系數 考核系數確定：由主管部門組織有關人員根據每年總經理經營目標責任書內容，對公司經營目標完成情況進行績效評價考核。
第十五條 效益年薪的發放
效益年薪在第二年年初完成績效評價考核后發放，考核后發放90%，其余10%留作任職抵押，再過一年后未出現下列情況予以補發（對離職者經審計合格予以補發），出現以下情況當期的抵押金或任期內的抵押金全額扣除。
（一）重大決策出現較大的失誤，給公司造成重大損失；
（二）承擔的重要工作（或項目）沒有按時按質完成，嚴重影響投資公司整個戰略目標的實現；
（三）自行離職，給投資公司帶來一定損失；
（四）個人嚴重違犯投資公司工作紀律或規章制度，或違反國家的法律法規；
（五）離任后，某些責任還沒有完全消除，重大責任事故出現后為主要責任人。
第十六條 福利的確定
實行年薪制的崗位，取得本《管理制度》規定的全部各項福利。
第四章 崗位績效工資
第十七條 適用范圍
主要適用于投資公司管理、行政職系各崗位，包括部門經理、副經理和投資項目管理人員，但實行年薪制的崗位除外。
第十八條 薪酬結構
公式：薪酬構成=基本工資+崗位工資+投資獎金+福利
第十九條 基本工資
按照本制度第七章執行
第二十條 崗位工資
崗位工資是跟崗位的價值掛鉤的一個工資單元，由公司總經理對崗位的工作進行分析和
評價之后確定崗位的等級，然后對應不同的等級確定不同的崗位工資，它僅跟崗位有關，與崗位人員的業績無關。
第二十一條 投資獎金
一般情況下，單個項目所提取的投資獎金在第二年年初發放60%，其余40%作為個人項 目風險金。當投資獎金總額過大時，可視工資總額情況分兌現。項目投資獎金總額=（項目凈利潤總額 – 項目投資本金總額×5%×投資年限）×20% 具體按《風險投資獎勵實施細則》執行。
第二十二條 福利的確定
實行技能績效工資制的崗位，取得本《管理制度》規定的全部各項福利。
第五章 崗位工資制
第二十三條 適用范圍
主要適用投資公司非項目管理輔助職系崗位。
第二十四條 薪酬結構
公式：薪酬構成=基本工資+崗位工資+福利
第二十五條 基本工資
按照本制度第七章執行
第二十六條 崗位工資
崗位工資是跟崗位的價值掛鉤的一個工資單元，由總經理對崗位的工作進行分析和評價之后確定崗位的等級，然后對應不同的等級確定不同的崗位工資，它僅跟崗位有關，與崗位人員的業績無關。第
二十七條 福利的確定
實行崗位工資制的崗位，取得本《管理制度》規定的全部各項福利。
第六章 協議工資
第二十八條 適用范圍 主要適用于投資公司臨時聘用或有長期合約的高級技術人才和高級管理人才。協議工資的`使用需由經理辦公會批準。第二十九條 協議工資的確定與發放 協議工資以市場價格為基礎，由雙方談判確定，每月固定發放，實行協議工資制的員工
與投資公司之間簽訂書面協議，明確規定薪酬總額、發放方式、工作內容和考核方法。實行協議工資制薪酬的員工若不能達到協議要求，其薪酬將按照投資公司相應薪酬制度執行。
第七章 基本工資
第二十九條 基本工資適用于所有工資制度和人員
第三十條
基本工資是為保證全公司員工（實行年薪工資制的崗位除外）的基本生活而設立的工資單元，全公司的基本工資標準統一的，不和業績掛鉤，每月固定發放，發放標準為1600元/月。
第八章 崗位工資
第三十一條 崗位工資劃分17檔，每檔為200元，最低為1檔200元。各職位崗位工資如下表：
職位 檔位 崗位工資（元）備注 總經理 17 3400 16 3200 15 3000 副總經理、財務總監 14 2800 總經理助理2600 12 2400 部門經理 11 2200 10 20xx 9 1800 部門副經理 8 1600 7 1400 6 1200 項目經理 5 1000 未任職的新聘人員試用其他管理人員等 期滿后，碩士、高級職 4 800 稱、注冊資格人員起點 3 600 為4檔，其他從1檔開 2 400 始。
第九章 福利
第三十二條 福利是投資公司員工所能享受的一種待遇，包括國家強制性保險、補充保險和投資公司員工提供的出差、住房、交通、通訊等方面的補助。
第三十三條 福利適用于投資公司的所有員工，員工視其所在崗位可以得到多項或全部福利，其數量由相應的崗位系數決定：
（一）醫療保險：由投資公司與員工各承擔一部分。具體數額參見國家有關規定和本市相關政策。
（二）失業保險：由投資公司與員工各承擔一部分。具體數額參見國家有關規定和本市相關政策。
（三）養老保險：由投資公司與員工各承擔一部分。具體數額參見國家有關規定和本市相關政策。
（四）住房公積金：由投資公司與員工各承擔一部分。具體數額參見國家有關規定和本市相關政策。
（五）工傷保險：由投資公司承擔。具體數額參見國家有關規定。
（六）交通補貼：每月發放交通補貼100元。
（七）電話補貼：采用每月報銷電話費用的形式補貼，其標準為，總經理200元、副總經理150元，部門經理100元，部門副經理80元，項目經理50元。
（八）中餐補助：每月發放中餐補助120元。
（九）節日津貼：春節、元旦、十一、五一等重大節日，每節發放200元過節費，所有員工的發放標準一致。
（十）帶薪休假：視員工在投資公司工作年限的不同享受不同級別的帶薪休假。
（十一）其他福利：包括補充養老保險、補充醫療保險等。
第十章 特殊獎勵
第三十四條 特殊獎金的目的在于對員工的優秀表現予以正強化，以激勵員工自覺地關心公司的發展，維護公司的形象。特殊獎金包括以下各項：
（一）服務咨詢獎 為提高員工素質、多方位推動投資項目的增值服務，公司針對咨詢服務項目實施獎勵。具體分配按《咨詢服務管理辦法》執行。
（二）創新獎 員工在工作方法、工作思路或開拓業務等方面有較大的突破和創新，對改善工作、提高工作效率或管理水平有突出貢獻，由部門申報經經理辦公會評審后給予一次性獎勵并計入考核檔案。獎勵金額在500元。
（三）優秀建議獎 對投資公司的發展或管理問題提出了很好的建議被采納或十分關心公司發展經常提出建議的員工，經經理辦公會評審后給予一次性獎勵并計入考核檔案。獎勵金額在500元。
（四）伯樂獎 為投資公司推薦急需人才，經聘用后證明能夠為公司帶來符合預期的價值和貢獻的員工或對下屬積極培養并使其迅速成長為投資公司優秀人才的上級，由部門申報經經理辦公會評審給予一次性獎勵并計入考核檔案。獎勵金額在500 ～1000元。
（五）其他特殊獎 除上面幾種形式之外，其他方面為公司經營活動做出特殊貢獻、付出超額勞動，均給予獎勵。例如：工作模范、優秀員工、卓越貢獻獎等。獎勵金額在400-800 元。
第十一章 薪酬調整
薪酬調整包括工資的晉級和降級，分為整體調整和個別調整，個別調整分為自然調整和崗位調整。
第三十五條 整體調整
由投資公司根據內實現的經濟效益，結合外部市場工資水平變化，對全公司工資水平做統一調整，這可以通過對基數的調整來實現。方式有二，一是調整每檔崗位工資，二是調整基本工資。
第三十六條 薪酬的晉級通道
為給不同崗位員工的薪酬提供合理的晉級空間，根據崗位性質將投資公司崗位劃分17檔。員工可以通過不同的通道實現薪酬的晉級。通過在職等內劃分不同的薪檔，為業績優秀、技能持續提升的員工提供薪酬的晉級空間；當員工薪酬達到該職等所包含薪檔的上限時，需考慮通過崗位的晉升實現該員工薪酬的晉級。
第三十七條 自然調整
員工薪酬的自然調整采用積分累進制度。投資公司開放多條薪酬晉級通道，員工在不同的薪酬通道上獲取不同的分值，所得分值全部計入積分累進器，當總分累計到工資晉升標準時自然晉升一級，當累計到降級標準時自然降低一級。不同層次的員工設定不同的晉級標準和降級標準 員工在職等或層級內的晉級按累進積分直接晉級，當晉級到職等內薪檔或層級的最高檔時，員工若想晉升到高一級的崗位或層級，除累進積分達到積分標準外，還應符合新的崗位
或層級的任職資格 員工在職等的最低檔而積分累進積分達到降級標準的，按同等級差降級。崗位績效工資制員工晉、降級分值標準 一般管理崗、行政輔助崗 中層管理崗位 高層管理崗位 晉級標準 20 30 40 降級標準-10-15-20 薪酬晉級通道由人力資源負責人根據投資公司實際提出調整建議和方案，經經理辦公會審批后確定，當前開放的薪酬通道如下：
（一）績效：根據員工年終考核給與不同的分值 考評排名分值對照表
比例 15% 15% 40% 15% 15% 考核等級 優秀 良好 中等/一般 合格 不合格 分值 25 15 5 0-3
（二）獎懲：根據員工內獲獎情況給與不同的分值 獎懲分值對照表
創新獎獎懲類別 伯樂獎 咨詢服務獎 投資獎勵 重大過錯 優秀建議獎 分值 5 5 1～20 1～20-5～-20 其中咨詢服務獎，從事咨詢服務是每創純收入1萬元，獎4分。投資獎勵：項目負責人或項目團隊所負責項目的年收益率水平在10%以上，每超出10%以上1個百分點每年獎2分。重大過錯：項目負責人或項目團隊所負責項目虧損，每虧損1萬元扣2分。
（三）自然得分：對員工學歷提高、職稱晉升、工齡增長給與一定分值，不同情況給與不同得分值（參見得分表）。學歷分值表
學歷 分值
本科 2 碩研 4 博研 6 職稱分值表
職稱 中級 副高級 正高級
分值 3 4 5 工齡分值表
學歷 分/年 本科 3 碩研 4 博研 5
第三十八條 崗位變動調整
（一）職務升級，薪酬按新的崗位確定，一般適應新職務的最低一檔工資。
（二）對于降職使用的員工，按新崗位確定其薪酬水平。
第十二章 其他規定
第三十九條 試用期工資標準 新入職的大中專畢業生試用期間按照學歷發放固定工資（參見《實習工資表》）有兩年以上（含兩年）工作背景的碩士和博士畢業生實習工資水平提高30%，實習期間享有正式員工的同等福利，不參與績效考核。新調入員工試用期間的崗位工資按其所擔任崗位的崗位工資的80%確定，享有正式員工的同等福利，不參與績效考核，期滿合格后按全額崗位工資確定，參與績效考核。
實習工資表 學歷 實習工資（元）
大專 1000 本科 1500 碩研 1700 博研 2200
第四十條 病事假期間工資發放標準 經總經理批準請病事假者，根據請假天數在工資中進行相應的扣除。每月按照22.5個標準工作日計算，計算基數為固定工資。病事假工資扣除 = 請假天數 ×（固定工資÷22.5）
第四十一條 本制度由公司綜合部門負責解釋。本制度自07年2月起執行，原相關規定和管理辦法同時廢止。
公司檔案管理制度2
第五章公司規章管理制度
公司制定的規章制度是我們員工之間建立和諧的工作關系的關鍵，而這種和諧的工作關系對我們的顧客和管理者是非常重要的。
每位員工在每天的工作中嚴格遵守公司的規章制度，以確保我們擁有一個愉快友好的工作環境。
一、員工素質要求
1、愛崗敬業：忠于職守，顧全大局；服從公司調動；熱愛本職工作；增強事業心、責任感；能完成上級交辦的各種任務。
2、熱愛企業：保守公司機密，愛護公司財產，珍惜經營成果。
3、遵章守制：遵守公司各項規章制度，嚴格按規范標準操作。
4、工作狀態：相互關心、相互理解、相互尊重、相互協作、相互監督。
5、道德準則：寧可公司吃虧，不讓客戶吃虧；寧可個人吃虧，不讓公司吃虧。
二、禮節禮儀規范及行為修養
待客熱情友好，說話親切和藹，舉止穩重大方，處事禮貌謹慎。尊重自己、尊重他人，團結互助、誠信自律。接待客戶時講究語言藝術，時刻使用敬語“您、您好、請、謝謝、對不起、再見”等。
員工的標準笑容體現的.是企業文化。親切的微笑，優雅的舉止，會使人感到和藹可親，平易近人，微笑的表情也更使員工自身增強自信心。
1、工作時間內按公司儀容儀表要求上崗，著裝干凈整潔，嚴禁穿暴露裝、居家服（鞋）或各類奇裝異服等影響正常辦公服裝上班，禁止公共區域吸煙。
2、所有員工須保持頭發整齊清潔，頭發要經常梳洗；發型切勿標新立異，保持自然色澤。保持臉、頸及耳朵整潔干凈。男員工不留胡須，女員工不得濃妝艷抹，可化職業妝。
3、請使用普通話作為接待用語，在任何場合應使用文明語言，語氣溫和，切忌粗聲粗氣。
4、在接待公司內外人員時，應注視對方，微笑應答，大方得體，不卑不亢。
5、辦公室內接聽私人電話力求簡短，時間控制在5分鐘以內，嚴禁私人原因占用公司電話時間過長。
6、接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，其他員工應主動接聽，先說您好并報出公司或部門名稱，重要電話做好接聽記錄，并之后轉達給相關人員，電話結束后道謝并讓對方先掛機。
三、辦公環境及衛生管理規范
1、員工應在每天的工作開始前和結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持桌面整潔，無雜物。
2、不準隨地吐痰，亂扔雜物，愛護公物，看見垃圾及時收起，共同愛護辦公環境。
3、離開辦公桌，長期不用電腦設備時，應鎖定并關閉顯視屏，節約用電。
4、愛護公司公共財物，愛崗敬業，視公司如家；要以主人翁的態度關心本公司的經濟效益，愛護公司財產，提倡勤儉節約，反對鋪張浪費。
5、使用會議室時應愛護會議室設施、保持會議室的整潔，會后應將座椅歸還原位、擺放整齊，及時清理會議產生的垃圾，關閉電器、照明電源等。
6、辦公區域嚴禁吸煙。
7、不準在室內、走廊等公共區域堆放私人物品。
8、自行車、摩托車按規定放入車棚，不得隨意停放在車間、宿舍等機動車道或行人通過的地點。
9、下班時需關好燈、門，切斷所有電器設備的電源，并做好檢查工作。
10、定期做好每周一次衛生清潔工作。
四、工作行為規范
1、根據考勤制度按時打卡，不遲到、早退，不代打、漏打。
2、工作時間內不得有睡崗、串崗、脫崗、打牌、下棋、干私活、玩游戲、非工作原因酒后上崗、做微商等網絡推銷、使用為客人提供的設施設備等類似行為。
3、自己負責的工作要有始有終，不得放松、推脫。
4、不得無故不參加公司組織的會議、學習、培訓練兵、義務勞動等集體活動。
5、按規定時間完成工作計劃內容，不得無故拖延提報工作計劃及相關報表。
6、工作中出現失誤造成不必要的損失的，由當事人做出相應承擔。
7、外來人員（包括其他部門員工）未經允許不可使用公司電腦及其他辦公設備。內部員工未經允許不得觸碰指定電腦。
8、員工不得拒絕接受關于行為、紀律、經濟等方面的相關檢查。
9、不得未經授權私自使用酒店車輛、設備、器械、復制鑰匙、磁卡等類似行。由此所產生的費用由個人承擔，如造成財產損失照價賠償。
10、各員工之間應緊密配合，加強溝通，主動協調，凡被動應付，出現員工之間推諉扯皮，影響經營管理的行為，給予雙方口頭警告，處以罰款，如造成財產損失按價賠償。
11、不得未經公司授權私自發表或傳播虛假言論而影響客戶或員工聲譽，一經發現給予最后警告，處以罰款，并視情節輕重給予降薪或勸退，情節惡劣者送交司法部門處理，影響公司名譽者追究法律責任。
12、不得有打架斗毆、聚眾鬧事、謾罵他人、欺壓同事或恐嚇、威脅打擊報復相關人員等類似行為，并視情節輕重給予罰款、降薪或勸退，如造成財產損失按價賠償，情節惡劣者送交司法部門處理，影響公司名譽者需追究其法律責任。
13、不得對同事違規、違紀現象有意包庇或捏造事實，視情節輕重給予降薪或勸退，如造成財產損失按價賠償，情節惡劣者需送交司法部門處理，影響公司名譽者追究法律責任。
14、嚴禁利用職務之便私貪污或收受回傭，一經發現立即開除，如造成經濟損失雙倍賠償，情節嚴重者送交司法部門處理。
15、未經許可私自啟用單位印章及證件者，一經發現立即開除，造成經濟損失雙倍賠償，情節嚴重送交司法部門處理。
16、進出公司除特殊情況外，不準攜帶公司資產物品離開，經查實一律按規章制度辦理。
17、服從上級領導的合理工作安排，不得頂撞上級，不得無故拖延、拒絕或終止上級安排的工作任務，若有意見可按正常程序逐級反映。
18、嚴格執行工作標準及流程，嚴禁發生各種因公司或個人因素造成客戶不滿意的情形。
19、員工如有個人問題或工作困擾時，應向主管領導反映尋求解決，絕不能因個人私事而影響工作的執行與進度。
20、所有員工必須專心聽取客戶的投訴，遇到投訴時要緊急處理，不能推托。超越本人權限時，應立即通知部門主管領導解決。
21、對客戶提出不妥善的地方要表示感謝并致歉，然后立即上報部門主管領導，不得辯解；
22、工作中的相關文件做好記錄，分類擺放。離開辦公室時要將印章、秘密文件、資料及硬盤等貴重物品鎖在文件柜或抽屜內，不得放在桌面上，并做好防潮、防蛀工作。
23、辦公區內謝絕與工作無關的私人訪客。
24、如有觸犯中國法律或被法院依法定罪者，公司將配合司法部門進行調查并立即開除。
五、值班行為規范
日常值班管理
1、值班人員遇事可先行處理，事后再報告。但遇其職權范圍之外的事情，應立即通報并請示主管領導。
2、值班人員遇到重大緊急事件時，應及時向公司領導匯報與請示，以便及時處理并在第一時間通知相關負責人。
3、值班人員應將值班時所處理的事項填寫在“值班日志表”，交班后送主管領導審查并及時備檔。
4、值班人員應做好廣告機及其他設備的播放、維護等相關管理工作。
5、值班人員應做好公司備用鑰匙的保管及交接工作。
6、值班人員應做好下班后燈、門、電源的檢查及關閉工作。
7、值班人員應做好上班登陸對公qq，接收信息，并及時查看業務郵件等工作。節假日值班管理
1、重要節假日值班但不坐班。
2、行政人資部在放假前組織一次聯合檢查并將結果予以通報。所查隱患在節前必須完成整改，經聯合檢查組確認后方可放假。
3、法定假期以國家頒布政策為準。法定假當天如不能正常安排休息，企業將根據經營情況給予補休。
4、值班人員如需連休可提前三天申請，并做好交接工作。
5、法定節假日的值班要求視公司實際情況自行安排。
6、值班期間，通訊設備必須時刻保持通暢。
公司檔案管理制度3
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。
4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續，注明查（借）閱目的，用后及時反響利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意并經檢查校對前方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。
5、如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管局長批準。
6、對借閱的.檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案喪失者視情節輕重給予處分。
7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進展利用效果的收集工作，對不能當場表達的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。
四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應及時。
公司檔案管理制度4
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時間
對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
（1）文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。
（2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。
（3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。
（4）特種載體檔案，隨時歸檔。
（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。
（2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。
（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。
（5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意后并辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。
2、借閱檔案必須經領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。
5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。
6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準，摘抄的.檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。
7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。
三、檔案保密
1、認真執行公司的商業和技術保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內容。
4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。
5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。
6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。
公司檔案管理制度5
第一條 范圍及職責
1、公司的各類規劃、年度計劃、統計資料、財務審計資料、員工工資資料、經營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的.文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門需存檔的資料:
2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;
2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;
2.4 信息部:部門管理制度、網絡建設實施方案、內部信息管理系統方案、配送中心設計方案等;
2.5 商場
2.6 招商部:
2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。
3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續。
2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續。
3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。
4、檔案借閱人須在規定時間內歸還檔案。
第三條 銷毀
1、任何部門、個人未經公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經部門領導批準。
3、凡經批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經辦人、監銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經辦人、監銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經總經理批準后執行。
2、本制度的解答權歸人事行政部。
公司檔案管理制度6
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;
各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的.電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。
2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;
（2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條檔案銷毀規定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規定
公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。
第十一條檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
公司檔案管理制度7
1、目的：
為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發揮檔案在生產、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經營、財務等各種檔案。
3、職責
檔案工作，設立資產檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內的'檔案資料實行統一管理，各部門設立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協調，監督和指導。
行政辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監督。
各部門負責職責范圍內檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。
人事檔案、財務檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務管理部和營銷管理部設專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。
各部門應明確規定檔案責任人（檔案員）。檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。
歸檔
各部門應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續，重要資料應隨時移交，集中管理，任何單位及個人不得據為己有。
歸檔范圍及管理：
各類資質文件、各類規章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。
各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料由前期開發部負責整理及歸檔，并按規定及時向檔案室移交。
各工程項目設計方案、施工圖，設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術發展部負責整理及歸檔。
工程進度計劃，施工總包、分包、監理、設備廠家的資質文件及其往來資料、會議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關的資料由工程管理部負責整理及歸檔。
各類合同協議（承包、商務、銷售、借貸、擔保、轉讓等）的正本原件、工程預結算書等資料由合同管理部負責整理及歸檔。
各類證件（營業執照正、副本；組織機構代碼證正、副本、ic卡、貸款卡；國稅、地稅稅務登記證副本；開戶許可證等）及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務管理部負責歸檔。
公司采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等資料由材料采購部負責整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規定進行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求：
文件材料齊全完整，真實有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。
根據檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷；
根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值，進行分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，并填寫檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經所在單位主管副總簽字，方可借閱。
機密檔案只限與工作有關的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見，經企管辦主任批準后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經公司總經理（或常務副總）批準，外借的檔案一般在一周內歸還，所借檔案達到規定借閱期限，如需繼續使用，若無他人預約可辦理續借手續。借出的檔案，檔案室有權根據工作需要隨時催還，借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經公司總經理簽字同意，并辦理借閱登記手續，所借閱的檔案，只能在本檔案室內查閱，不準外借，檔案管理負責人并對摘抄的材料進行審查。
借閱檔案要注意愛護和保管，不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規行為，要追究當事人責任。
查閱一般檔案材料，經檔案管理人員審核同意后方可進行復制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時，檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況，如發現檔案缺損的情況要嚴肅查處。
借閱者未按本規定辦理借閱手續，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責任。
職工臨時離開公司（出國、借調、外出學習等）、調動工作或解聘辦理手續之前，人力資源部門要及時通知檔案部門，經檔案部門簽字確認已還清所借檔案后，方能辦理相關手續。
本公司保管的人事、財務、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經公司總經理批準。
財務檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經主管財務副總同意后，由財務部指定專人陪同查閱，財務賬目不予復制，財務憑證如確實需要復制，必須在財務人員和檔案管理人員監督下進行復制。
檔案保存期限及銷毀
工程項目竣工資料、開發文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價值定期銷毀。
檔案每三年鑒定一次，對超過保存期限的進行下架、分類。
由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。
銷毀檔案由檔案室負責執行，同時由主管領導指派監銷人，監銷人要在銷毀清冊上簽名。經批準銷毀的檔案，不得當廢紙出售或作其他用。
檔案統計及管理要求
為了給分析、研究工作提供數據，要認真做好檔案統計工作，建立健全各種統計臺帳。
年終進行當年歸檔文件匯總，并統計當年檔案借閱人次，分析利用率，總結檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節假日檔案室要進行清點催還。
公司職工要嚴格遵守保密規定，若有泄密應追究責任，有嚴重泄密或竊密行為者，視其情節進行處理，并追究其刑事責任。
加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度8
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經過綜合部經理批準,要嚴格履行借閱手續,限期交回。
5.人事檔案內裝材料禁止單頁借出。
公司檔案管理制度9
第1條 檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執行管理部門,并由專人負責檔案管理;
(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;
(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍：
(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);
(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等),發展規劃、工作總結等;
(六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價值的文件;
(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;
(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;
(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的.對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求：
(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點,保持檔案質檢的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用;
(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;
(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內;
(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時間:
(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;
(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;
(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。
(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批準;
(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理;
(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經總經理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;
(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業務工作使用范疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續經辦公室主任批準辦理。
公司檔案管理制度10
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業內資料等內容。
1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關系。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。
■用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動態圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的`載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發的應用軟件,也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2文字說明的編寫要求:
■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
公司檔案管理制度11
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的'各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司檔案管理制度12
第一條
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條
歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的.復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條
檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條
二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條
本制度從二O一一年十月一日起執行。
公司檔案管理制度13
目的：
本制度的目的在于加強公司檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。同時，提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
適用范圍：
本制度適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
術語和定義：
1.檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2.檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
職責：
1.綜合部：
負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理。
建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況。 收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料。
負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全。
提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通。 負責組織研究和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2.其他各部門相關人員：
負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知綜合部。
向綜合部移交合同或文件資料原件或復印件。
負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔。
財務部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料。
3.各部門主管人員：
批準對自己部門資料或合同復印件的處置。
4.各部門經理/副總：
負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
工作程序：
1.檔案資料的收集：
各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合部移交。
歸檔范圍及移交時間。
檔案資料的標識：綜合部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見公司檔案管理規定。
檔案資料的日常管理：
電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。
文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
文件資料和合同應按照編號順序存放于文件盒中，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。在檔案借閱時，應履行借閱手續，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內使用，不能帶出公司。如果必須帶出公司查閱，需要相關領導批準。一般情況下，檔案外借只借復印件。如果需要借原件，必須經過總經理批準。在歸還檔案時，必須當面點交清楚。如果發現遺失或損壞，應立即報告直接上級。借閱檔案用完后，應及時歸還。如果超過借閱時間，需要重新辦理手續。借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。
在檔案銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。執行銷毀任務時，必須由綜合部人員監銷，監銷人不得少于兩人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。
檔案資料的歸檔范圍包括公司對外發出的公文、公司收到的公文、本公司與其他單位來往的文書及權益文書、公司領導的批示、指示、重要的會議材料、反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報、本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料、本公司發布的.各類廣告、宣傳材料、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等、外出公務活動所獲得或形成的檔案資料、財務檔案資料、各種實物檔案、其他具有利用和保存價值的文件資料。
歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
1.一般資料應存檔一份原件，重要文件和高使用率文件可存檔兩份原件。經辦部門可根據需要留存復印件或影印本。如果原稿需要由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，綜合部則歸檔影印本。
2.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者。歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
3.子文件應與相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并備份電子文件存儲設備信息。
4.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持完好無損。
5.即時歸檔的文件包括公司規定的密級文件、重要文件、合同、協議書等正本及過程資料、公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料、其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔的文件應在每月底前整理歸檔當月文件，每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合部。電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸，一般電子聲像檔案應定期完成，每年3月底前必須向綜合部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集。
6.部門內檔案交接時，需填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，綜合部見證。檔案移交公司的流程包括經辦部門檢查文件或檔案、編制移交清單、綜合部查收案卷與文件并核對檔案清單、移交雙方在移交清單上簽字并各保存一份。
7.檔案應按類別賦予統一名稱，并參照《檔案分類編號表》進行編號。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d) 行政中心負責對檔案分類及編號進行增補和修訂，但任何部門和個人不得隨意修改。
e) 為方便查閱，建立《檔案目錄》存于案卷盒內。
公司檔案管理制度14
一、物業管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料,業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執行以上事務4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的.業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引,由物業管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時一周。
實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三、物業管理公司檔案資料:
1、物業管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;3.)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);2、物業管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;3、業戶資料:
1)入伙情況記錄;2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;
2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;
3.)物業管理公司各項管理分包合約;
5、物業管理公司設備維修保養類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;
6、物業管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業管理公司物業管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業管理公司管理費收繳情況3.)物業管理公司管理費財務報告
4)物業管理公司物業管理處運作報告;
物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)
(八)依據《中華人民共和國國檔案法》,結合企業實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門管理,專人負責檔案管理工作。
公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時,檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。
2、文件如經過抽查,應有部門主管領導的簽認。
3、文件的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規定程序符合立卷標準要求,及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱。
確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經領導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
公司檔案管理制度15
為規范和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
本制度適用于公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作。
3.1安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2 數據電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收和儲存的信息。
5.1 公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。
5.2各部門分別負責本部門職責范圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。
5.3各項目部負責本項目部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。
5.4各項目部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系文件》及相關制度履行相應職責。
6.1.1.1安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。
6.1.1.2安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等。
6.1.1.3安全生產責任制度、安全生產管理制度（云南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等文件。
6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規程和使用規程。
6.1.1.5上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性文件、通知、通報等。
6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。
6.1.1.7年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。
6.1.1.8安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。
6.1.2 安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：
6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；
6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
6.1.3.2根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；
6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；
6.1.4.3重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯系人、聯系方式；
6.1.5.1職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（復印件）；
6.1.5.2職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規范、標準、文件；
6.1.5.3年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；
6.1.5.4用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）
6.1.6.1相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；
6.1.6.2相關方特種作業人員資質證明（復印件）；
6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
6.1.7.1專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
6.1.9 生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：
6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關票據復印件等。
6.1.11《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的`其它臺賬。
6.1.12法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。
6.2.1安全生產檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續完備；
6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
6.2.3各項目部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；
6.2.4檔案（臺賬）以數據電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；
6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。
6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發放；記錄發放范圍僅限公司范圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
6.5.2記錄表格需經部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。
6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數量等信息。
6.6.2對于保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。
6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。
7.1公司安委辦對各項目部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。
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