檔案室管理制度【經典】
在當今社會生活中，制度對人們來說越來越重要，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家整理的檔案室管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
檔案室管理制度1
一、凡本檔案室保管的檔案資料，一般只限于本單位各科室或部門借閱使用，外單位借閱利用的，必須持有單位介紹信或證明，經本單位主管領導批準方可借閱；
二、借閱檔案資料時間最長期限為5天，用完后立即歸還，如需繼續使用，應辦理續借手續；
三、借閱者必須愛護檔案資料，不得私自拆散案卷和撕去其中文件內容，不得隨意圈畫、涂改、抽取、撤換檔案材料，未經領導批準和檔案管理人員的同意，不得翻印復制；
四、本單位職工個人因工作需要查閱有關檔案資料的.，須經主管領導批準；
檔案室管理制度2
一、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的平安與完整。
二、保密文件材料，檔案的密級劃分，變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕密檔案要單獨保管。
三、檔案庫房設施符合八防的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節假日應提前對庫房的平安保密設施進行檢查，發現問題及時處理。
四、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
五、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的'文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
六、不準借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，并限于在保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
七、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批準，同時指定專人保管。
八、不準向家屬、子女、親友及其他不應該知悉者談論國家秘密。九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作、發現問題，及時報告。
十、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節依法追究責任。
檔案室管理制度3
檔案管理制度
1、凡是記錄和反映機關工作中具有保存價值的文件材料（包括黨政、人事、保衛、財會、基建等）均屬文書檔案的歸檔范圍。
2、凡記錄和反映在履行審計職能活動中，直接形成的文件、信函、憑證等的原件及復印件、照片、音像磁帶等與審計事項有關的其他材料，均屬審計檔案的歸檔范圍。
3、行政文書檔案、審計業務檔案，分別由文書部門和業務部門負責整理、立卷，在次年3月底前向檔案室移交；檔案室應于次年6月底前立卷歸檔完畢。
4、會計檔案、聲像檔案、基建工程和科研課題檔案，由承辦部門負責整理立卷，按照規定的標準和事件，及時移交檔案室。
5、各類文件材料歸檔實行兩套制。立卷歸檔的文件材料，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、彩色墨水或復寫等不耐久字跡。
6、凡歸檔的各類檔案材料，檔案室負責編制《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》等檢索工具。
7、審計檔案要實行“審計組”負責制的原則。卷內文件材料，要做到完整、精煉。
8、局機關的發文，紙質文件與電子文件應一并歸檔；局機關的收文，需長期保存的，紙質文件應轉化成電子文件，網上收文應下載轉換成紙質文件一并歸檔。
檔案鑒定銷毀制度
1、對保管期限已滿且需銷毀的檔案材料，須提出銷毀申請，編制《銷毀檔案目錄》，經主管領導審核批準后，檔案室和有關部門組成鑒定小組采用直接鑒定的.方法，可以實施銷毀。
2、不歸檔文件材料和失去保管價值的檔案，嚴禁賣給廢品收購部門或個人。
3、銷毀的檔案要登記造冊，注明順序號、案卷標題、檔號、起止日期、數量，并附備考表。
4、執行銷毀時，定專人負責，監督銷毀，并在銷毀表上至少有兩人以上簽字證明。
5、檔案銷毀后，報檔案管理部門備案，銷毀清冊、銷毀報告及審批手續須永久保存。
檔案借閱制度
1、凡需借閱本單位檔案者，必須經單位主管領導批準，并履行借閱審批、登記手續。
2、凡屬永久保存的密級檔案原則上不準借出，只能在檔案室內借閱。如有特殊需要，經主管領導批準，方可借出，但必須按時歸還。
3、密級以上的檔案，未經批準不得復制、摘抄、轉借他人或公開展覽等。
4、所需查閱的檔案材料一般不得攜出檔案室。遇特殊情況，必須借出時，按照規定辦理借出手續。如到規定時間還需借用，應辦理續借手續。
5、借閱者應愛護檔案資料，嚴禁涂改、勾劃、轉借、拆卷、增刪和抽頁。檔案歸還時須清點無誤，方能簽收。如發現損害檔案，視情節給予處理。
6、借用檔案者如多次出現超期借用、并且有意推遲歸還日期，檔案室有權取消其借閱檔案資格。
7、外單位人員因工作需要借閱檔案，須持所在單位介紹信，經主管領導批準后，方可借閱。
8、如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案部門，寫出書面材料，以利于及時采取措施。
檔案室管理制度4
第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特訂立本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司全部檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和引導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略進展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必需是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保存的，綜合部保管復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要適時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的`資料，由財務部保管原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保管原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保管原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保存三份原件，綜合管理部保管一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保管一份。特別情況只有一份原件時，由綜合部保管原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的。專門庫房，各部門應依據保管檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，依據分類法，編制分類目錄；依據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必需圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要諳習所管理的檔案資料，了解利用者的需求，把握利用規律。
7、依據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保管。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必需做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必需在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必需履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必需時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必需妥當保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要適時追查，并報告主管部門適時處理。
8、緊要檔案、機密檔案不得借閱，必需借閱的要經分管副總經理同意，必需外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應依據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必需保存的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保管。
第七條本制度從x年十月一日起執行。
檔案室管理制度5
一、溫濕度自動測控管理：
1、自動檢測、記錄、存儲并統計、打印檔案庫房溫濕度數據以及曲線報表。
2、自動啟動和關閉空調或者除濕或者加濕設備，對檔案庫房溫濕度進行自動調控，而無需人工管理。
3、動態顯示檔案庫房內調溫調濕設備工作狀態。
4、實現除濕設備水滿報警或者連續排水、加濕設備的缺水報警等功能。
二、嚴禁將易燃、易爆物品帶入檔案室內
1、不得使用電爐類電器、電加熱器。如有危險物品，必須指定專人保管，任何人不得違章動用。
2、檔案室內嚴禁吸煙和動用明火，因故確需要動火的`，必須事前報主管領導進行防火處理后方可實施。
3、按要求配備消防器材，定期進行檢查、保養，保證消防器材的完好，滿足防火要求。
4、定期進行消防檢查，發現問題及時匯報，隨時消除可能發生的事故隱患。
5、檔案室工作人員積極參加公司組織的消防安全教育培訓，增強消防安全意識，提高防火自救能力。
6、制定檔案室滅火與應急疏散預案，以便及時妥善地處理好突發性火災事故。
7、建立防火安全責任制，做到措施到位，責任到人。
三、防火自動報警、滅火控制管理：
1、實現檔案庫房自動防火聲光報警功能。
2、實現檔案庫房自動防火電話報警功能，當出現火情時，系統自動接通值班電話或者單位重要電話，并語音提示為何種警情，如“單位檔案室發生火警，請速來人支援。”
3、實現檔案庫房電子地圖管理報警功能；防火報警事件自動記錄、查詢、迅速確認火警位置、情況，及時處置火警事件。
4、實現有火警發生時，系統自動進入滅火準備期，經系統確認火警屬實后，系統將自動進行滅火。將火情扼殺在萌芽狀態，避免由此造成的損失。
檔案室管理制度6
一、設置專門的檔案室，安裝防盜設備、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。
二、配置合格的檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。
三、建立健全檔案登記、傳閱、歸檔、借閱等制度，防止檔案丟失、泄密。
四、檔案要由政治上可靠的專人保管；檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
五、報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的`草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷毀，確保保密安全。
六、采取有效措施，防止檔案人為的、自然的損壞。
檔案室管理制度7
1、在辦公室主任的領導下，負責檔案室的全面工作。
2、負責組織學習、傳達、貫徹黨和國家有關檔案工作的`規定。
3、負責制訂檔案工作的工作計劃、管理辦法、規章制度等檔案工作規范。
4、負責集中統一管理學校各種門類和載體的檔案、資料，確保檔案的安全。
5、根據所保管的檔案資料情況和工作需要，編寫適用的檢索工具和參考資料，積極主動為學校各項工作服務。
6、負責做好檔案的口常查、閱、借工作，對全校檔案工作人員進行培訓和業務指導。
7、按有關規定，及時做好檔案的收集、整理、統計、保管、移交、銷毀等工作。
檔案室管理制度8
一、努力學習檔案管理業務，嚴格執行檔案管理制度、規定和規范。
二、負責各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。
三、負責檔案的保管、借閱、回收工作。
四、負責對各科室檔案資料管理的檢查指導。
五、嚴格遵守檔案管理和保密制度，不得造成檔案的'毀損、丟失、泄密，不得擅自提供、復制檔案，確保檔案的安全。
六、完成其它工作任務。
檔案室管理制度9
檔案室安全管理制度：
1、檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案保存使用的場所，列為學校安全管理要害部位，工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位，非工作人員未經批準，不得隨便進入室內。
3、各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的`發生。
4、檔案室應通風、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。
5、室內消防器材、報警設備常年完好，性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸煙。
7、門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節日要特別加強看護，確保安全。
檔案室管理制度10
一、專職檔案員要有高度的責任感，熟悉業務知識，嚴守檔案機密，不斷提高自己的政治和業務水平；
二、在的指導下開展工作，做到認真負責、準確、及時；三、負責制定本單位的信息管理有關規章制度，并按照辦檔案室管理制度，做好檔案室管理工作；
四、負責收集、整理、鑒定、保管和統計辦各科室和部門的檔案資料，要主動、及時、全面、系統地收集、整理、保管檔案，做到材料齊全，裝訂整齊，存放安全；
五、對由檔案室組卷的科技檔案，負責接收、分類、裝訂、編號、入室工作；
六、負責檔案的防護及檔案的借閱、登記工作，按照借閱檔案材料規定，履行有關手續，態度熱情，服務周到，積極提供利用；
七、做好檔案的相關統計工作，負責上報各項統計報表；八、配合本單位的信息管理系統做好有關信息的采集、整理、錄入工作；
九、做好檔案資料的安全工作，做到防火、防盜、防塵、防蛀、防霉、防潮、放光，確保檔案的完整性和存放壽命；
十、做好檔案資料的保密工作，凡需要保密的`檔案須及時封存，調用查閱由批準，不準閑雜人員隨意查閱；
十一、根據規定定期做好檔案鑒定工作，對已到期檔案材料提出銷毀意見，報檔案鑒定工作小組及主管領導審批后處理；
十二、負責對辦各科室或部門立卷機構的文件材料立卷進行指導、檢查和監督工作；
十三、要忠于職守，刻苦業務，編制必要的查考工具和參考資料，熟悉檔案內容，調閱檔案做到準確、迅速；
十四、愛護檔案資料、庫房設備，注意清潔衛生，控制好溫度，隨時關好門、窗；
十五、對檔案工作做出貢獻者給予獎勵，對違反規定，工作不負責任，擅自提供、抄錄、公布屬國家所有檔案以及保密的檔案或玩忽職守造成檔案損失的應給予紀律處分，嚴重者追究刑事責任；
十六、完成領導交辦的其他任務；
檔案室管理制度11
一、檔案室保管的檔案，主要供本單位領導和工作人員使用，不屬開放范圍。外單位需查(借)閱我單位檔案資料，必須經辦公室主任審查并報告單位負責人批準后方可借閱。
二、本單位各部門工作人員因工作需要調閱檔案時，須經本部門兼職檔案員同意，并認真填寫"檔案查(借)閱登記"。
三、檔案室一般不外借檔案原件，確因工作需要帶出，必須嚴格辦理借閱手續，從嚴掌握借出時間。
四、查(借)閱檔案，必須做到愛護檔案，不得涂改、折抽案卷、不得擴大閱讀范圍，及時辦理還檔手續。
五、檔案資料利用后，查閱者要填寫《檔案利用效果登記》，及時送交檔案室存查。
檔案室管理制度12
為使各項安全措施落實到位，確保檔案安全管理萬無一失，特制定本規定。
一、本館設有煙霧報警和安全防盜系統，由保管利用科負責操作使用。
二、對本館庫區已配備消防器材的定期檢查、日常維護和到期更換工作由保管利用科負責。
三、庫區和消防安全通道嚴禁堆放雜物，消防安全通道必須時刻保持通暢，指定安全員負責每天隨時檢查。
四、庫區和五、六樓其他輔助用房嚴禁吸煙和使用明火，并在庫區顯著位置設警示牌。
五、檔案庫房實行專人管理，未經本館領導同意，非保管人員不得擅自進入庫房。
六、本館消防防盜安全工作實行層層負責制，分管領導為總負責人;保管利用科為直接責任科室。
本館“兩防”報警系統與區政府值班室聯網管理，由保管利用科負責庫區日常維護管理，綜合科負責辦區域日常管理。
檔案室管理制度13
一、檔案的建立
（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的依據。
（二）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。學校檔案按類以時間為續建立，教師的一般人事檔案、一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。
二、檔案立卷歸檔
（一）凡是本單位在黨、政、工、團、基建、教學、財務活動中形成的具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。
（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋、檔案卷的規格要符合上級有關部門統一要求。
（三）歸檔材料應統一使用規定紙裝訂。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。
（四）卷宗必須注明保存期限，凡注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。
（五）凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學校可根據需要自行決定是否保存。
三、檔案補充
（一）教職工任免、考核、晉升專業技術職務，獲得學位、學銜，調資，入黨入團，獎懲等材料要及時收入個人檔案。
（二）外來文件、函件由檔案人員統一分類編號登記，交校有關領導閱后即立卷歸檔。
（三）校內印發的文件是檔案補充的`重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案傳遞
（一）教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案管理人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
（二）校內人員借閱業務性檔案，學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
（三）凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。
六、檔案安全保密
（一）嚴守有關保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。
（二）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（三）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等不得亂扔亂拋，應按保密紙處理或銷毀。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，(須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內容。
檔案室管理制度14
一、高度認得檔案保密工作的緊要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批準，必需時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，注明查閱目的和內容。
三、未經批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥當保管，用后銷毀，如發生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的'重份文件及內部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的引導下，做好檔案密級更改和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
檔案室管理制度15
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、柜鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、柜。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案柜進行統一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個櫥柜必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度,健全手續,做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容,不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
三、檔案管理員的主要任務
1、負責學校文書、教學、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統計、利用工作。
文書檔案:是指上級文件及學校在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結束后立卷歸檔。
4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
5、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。
7、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
四、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位的有關檔案,須經領導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批準,限三天內歸還,并辦理借閱登記手續。
6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發現問題要查明原因,報領導處理。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度――機構――問題”和文件形成規律和特點,保持文件之間的`有機聯系,分類準確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度
1、建立、健全科學的檔案統計工作,準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳,做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作,做好平時原始數據登記工作,注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性,統計分類標準化,統計基礎工作規范化。
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